Meningkatkan Komunikasi Antar Departemen

Meningkatkan Komunikasi Antar Departemen

Di dunia di mana kita memiliki banyak saluran komunikasi yang tersedia dan ribuan alat yang dapat kita gunakan untuk berhubungan, masih ada beberapa area kehidupan kita di mana kita tidak cukup berkomunikasi. Salah satu bidang tersebut adalah komunikasi internal perusahaan. Hari ini kita akan berbicara tentang komunikasi antara departemen yang berbeda dalam sebuah perusahaan dan memberi Anda beberapa saran tentang cara meningkatkannya secara permanen dan alat apa yang dapat Anda gunakan.

Yang menarik dari komunikasi internal adalah banyak orang setuju bahwa itu rusak dan secara intuitif merasa bahwa itu harus diperbaiki. Sebuah studi menunjukkan bahwa 39% karyawan percaya bahwa orang-orang di organisasi mereka sendiri tidak cukup berkolaborasi tetapi, pada saat yang sama, 3 dari 4 pemberi kerja menilai kerja tim dan kolaborasi sebagai “sangat penting”. Survei lain mengatakan bahwa dua dari tiga orang percaya bahwa komunikasi antar departemen di perusahaan mereka sangat buruk. Tak pelak lagi, ini mengakibatkan penurunan kualitas produk dan layanan yang disediakan oleh organisasi.

Jelas, ini buruk, tetapi kabar baiknya adalah ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya. Untuk memulai, mari kita lihat apa masalah utama atau penyebab buruknya komunikasi internal di dalam tim atau perusahaan. Arus informasi yang rusak. Mungkin satu-satunya bidang kehidupan di mana kita membutuhkan lebih banyak komunikasi adalah komunikasi internal di tempat kerja. Sementara semua orang sibuk melakukan pekerjaan mereka, banyak informasi menyelinap melalui celah-celah dan tidak dibagikan secara internal, yang berdampak negatif pada produktivitas.

Konflik pribadi antara manajer departemen. Bahkan jika hanya ada dua orang yang terlibat dalam perselisihan langsung, perselisihan mereka akan mempengaruhi proses di dalam perusahaan dan mengganggu seluruh alur kerja. Pemisahan fisik dari departemen yang berbeda. Ada banyak contoh tim sukses yang bekerja dari jarak jauh, tetapi ini bukan sesuatu yang dapat melayani semua orang. Suku kantor. Fakta antropologis adalah bahwa orang mengidentifikasi dengan kelompok di mana mereka berasal. Jika seseorang hanya terfokus pada departemennya (suku modern), dia tidak dapat berkolaborasi secara efektif dengan orang lain.

Stereotip industri. Anda mungkin pernah mendengar cerita yang mengatakan bahwa pengembang adalah orang-orang culun dan pendiam yang tidak tahu apa-apa selain kode mereka; atau tentang desainer yang harus menjadi hipsters untuk menjadi bagus. Cerita seperti itu membuat komunikasi antar departemen menjadi cukup sulit. Ini adalah beberapa masalah umum yang hadir di sebagian besar perusahaan saat ini. Manajemen perusahaan harus menemukan mekanisme untuk mencegah masalah seperti itu terjadi dan meningkat menjadi kesulitan besar yang akan menghalangi atau memperlambat seluruh alur kerja perusahaan.

Implikasi dari komunikasi yang buruk antar departemen akan mempengaruhi semua orang – karyawan perusahaan (yang akan jauh kurang produktif) dan pelanggan (yang akan menderita layanan pelanggan yang buruk dan pergi). Untuk mencegah perusahaan Anda menurun, Anda perlu mengambil tindakan dan membuat komunikasi antar departemen di perusahaan Anda lebih baik. Untungnya, ada alat komunikasi internal yang dapat membantu Anda mengurangi masalah tersebut dan secara permanen meningkatkan komunikasi internal di perusahaan Anda. Inilah cara Anda dapat menggunakan alat komunikasi sederhana, seperti blog internal perusahaan, untuk membuat segalanya lebih baik:

Identifikasi informasi yang dibutuhkan setiap departemen. Informasi tersebut dapat berupa laporan tentang persediaan yang tersedia di gudang, jumlah pesanan yang dibuat oleh pelanggan, atau catatan bug dari tim QA. Setelah mengidentifikasi informasi penting, gunakan blog internal untuk membagikan informasi penting ini antar departemen dengan cara yang mudah dan transparan. Ini mengarsipkan pengetahuan perusahaan di satu tempat dan memberi semua orang informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih cerdas.

Buka saluran komunikasi dua arah yang transparan di dalam perusahaan. Blog internal menyediakan saluran terbuka untuk umpan balik karyawan, mendorong mereka untuk berbagi ide dan saran untuk meningkatkan produktivitas dalam perusahaan. Secara teratur posting pertanyaan terbuka seputar topik aktual dan minta karyawan untuk memberikan dan pendapat mereka di komentar. Dan tidak cukup hanya meminta umpan balik – bertindak berdasarkan saran karyawan membuat mereka tetap terlibat dan bersemangat untuk memberikan masukan lebih lanjut serta dapat menemukan cara untuk menghargai karyawan dengan ide-ide mereka sendiri.

Menjembatani kesenjangan komunikasi antara departemen yang berbeda. Kesenjangan seringkali disebabkan oleh kurangnya transparansi dan komunikasi. Dorongan setiap meningkatkan  departemen untuk secara teratur memposting di blog dan berbagi berita dan pembaruan tentang pekerjaan yang mereka lakukan. Ini akan membuat semua orang tetap up-to-date tentang apa yang terjadi di perusahaan dan bagaimana pekerjaan mereka sendiri sesuai dengan gambaran yang lebih besar. Ini juga akan membantu setiap orang untuk lebih memahami dan menghargai pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain.

Baca Juga : Pentingnya Komunikasi Antar Departemen yang Berbeda dalam Organisasi