Pentingnya Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi Berbasis ICT

Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu sistem Informasi yang dibangun untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam kegiatan administrasi apapun di kampus secara online, seperti proses akademik, penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), pembuatan kurikulum, pembuatan jadwal kuliah, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), pengisian nilai, pengelolaan data dosen & mahasiswa, keuangan, akreditasi, dll. Sistem ini juga dapat berfungsi sebagai pendukung untuk analisis data dalam menentukan keputusan Kampus.

Pemanfaatan TIK menjadi vital dan sangat menentukan kemajuan organisasi sebuah lembaga pendidikan dalam menghadapi persaingan global. Lembaga pendidikan tinggi yang baik tentunya harus memiliki sistem informasi manajemen pendidikan yang cukup, bahkan baik, guna memberikan pelayanan prima kepada seluruh civitas akademika (mahasiswa, tenaga pengajar, pengelola maupun pemangku kepentingan lainnya di luar lembaga Perguruan Tinggi itu sendiri.

Demi memberikan pelayanan prima bagi seluruh civitas akademiknya maka sistem informasi terintegrasi kini mulai menjadi kebutuhan yang penting bagi universitas. Mengingat proses manajemen kampus yang tidak sederhana. Ada banyak lingkup yang harus dikelola oleh perguruan tinggi. Mulai sistem pendaftaran, perencanaan studi, aset, perpustakaan, hingga keuangan. Belum lagi sistem pendukung lainnya pada lingkup kemahasiswaan seperti sistem pengumpulan PKM, beasiswa, Yudisium, PMW, dan lainnya.

Setiap sistem memiliki fungsi sendiri-sendiri terutama dalam penanganan data. Seperti sistem informasi akademik yang menangani data perkuliahan mahasiswa. Sistem kepegawaian yang mengurusi setiap data yang berhubungan dengan SDM yang ada di universitas. Selain itu ada pula sistem penjaminan mutu yang berfungsi mendata dokumentasi untuk pelaporan ke Ban-PT.

Namun dalam pelaksanaannya, sistem informasi di perguruan tinggi dikembangkan secara parsial oleh unit-unit di dalam perguruan tinggi. Pengembangan sistem dilakukan secara mandiri berdasar pada pemenuhan kebutuhan di unit tersebut. Hal ini menyebabkan perbedaan pada format database di satu unit dengan unit yang lain, bahkan dengan unit pusat di perguruan tinggi. Berikut beberapa permasalahan yang akan muncul.

Sayangnya, kenyataan di lapangan acap kali ditemukan sistem informasi yang masih berdiri sendiri-sendiri. Manajemen kampus pun harus beberapa kali memasukkan data yang sama ke beberapa sistem informasi yang berbeda. Misalnya saja saat proses pengumpulan PKM, pengajuan beasiswa, atau pendaftaran yudisium, mahasiswa masih diminta untuk memasukkan data identitasnya kembali saat melakukan pendaftaran pada aplikasi yang berbeda. Padahal, pihak kampus sendiri sebenarnya telah memiliki data seluruh mahasiswa, dan tinggal digunakan. Hal ini terjadi karena antara sistem satu dengan yang lainnya tidak saling terintegrasi.

Untuk itu, apabila perguruan tinggi ingin memberikan pelayanan terbaiknya guna meningkatkan kualitas pendidikan kedepan. Sekaranglah saatnya kampus memiliki sistem informasi yang terintegrasi. Salah satu foundasi Sistem Informasi Manajemen dibutuhkan kampus adalah Sistem Informasi Akademik.