Masalah umumnya disebabkan oleh banyak masalah, yang selalu terkait

Masalah umumnya disebabkan oleh banyak masalah, yang selalu terkait

Karyawan sering harus berurusan dengan tuntutan untuk meningkatkan kinerja. Tuntutan tersebut biasanya disertai dengan solusi sederhana, seperti memecat lebih banyak orang, memperketat standar kinerja Anda, atau meningkatkan sistem TI Anda. Jarang ada pengakuan bahwa masalah kinerja mungkin disebabkan oleh sumber daya yang tidak memadai, harapan yang tidak realistis atau birokrasi yang sulit dinavigasi.

Dalam pengalaman saya, masalah kinerja umumnya disebabkan oleh banyak masalah, yang selalu terkait. Jadi, jika Anda ingin benar-benar meningkatkan kinerja dalam jangka panjang, Anda harus mengatasi masalah utama yang berkaitan satu sama lain.

Sumber daya yang tidak memadai mungkin menjadi masalah nyata yang menurunkan kinerja Anda. Itu pasti terjadi pada saya dalam karir saya dan saya menduga itu telah mempengaruhi Anda juga. Meskipun hal ini mungkin terjadi, Anda tidak mungkin mendapatkan lebih banyak sumber daya dalam waktu dekat, jadi Anda perlu mengetahui hal ini, mendokumentasikannya untuk perlindungan Anda sendiri, dan tetap melakukan semua yang Anda bisa untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, jika Anda melihat lebih dalam pada organisasi Anda, saya yakin Anda akan menemukan peluang untuk meningkatkan efisiensi Anda (dan dengan demikian menemukan lebih banyak sumber daya) yang tidak Anda sadari ada di sana.

Model Manajemen Kinerja

Di bawah ini adalah model yang saya kembangkan yang menggambarkan bagaimana kinerja dapat dikelola sebagai sistem yang berkelanjutan, bukan secara ad hoc.

Jika Anda memikirkan manajemen kinerja dalam istilah ini, saya yakin Anda akan mulai melihat peluang untuk peningkatan jangka pendek dan jangka panjang. Mari kita telaah bagaimana pendekatan ini dapat diterapkan di dunia nyata pemerintahan.

Pengembangan Karyawan

Rencana pengembangan karyawan Anda (manajemen pengetahuan) harus mengalir langsung dari tujuan dan sasaran Anda.

Pastikan ada garis pandang yang jelas dari tujuan nasional organisasi Anda ke grup, unit atau tim Anda dan kemudian ke karyawan individu. Meskipun mudah untuk mengeluarkan standar kepada karyawan yang melakukan pekerjaan transaksional, jauh lebih sulit untuk menuliskannya untuk pekerjaan yang lebih sulit diukur (misalnya analis manajemen, pengacara, spesialis sumber daya manusia, dll.) Untuk jenis pekerjaan ini saya sarankan mengembangkan standar yang berfokus terutama pada kualitas dan ketepatan waktu pekerjaan yang dilakukan, dengan ukuran tambahan untuk kepuasan pelanggan internal.

Pastikan tujuan dan sasaran Anda (di setiap tingkat) diposting di seluruh organisasi Anda. Terlalu sering, mereka dibagikan hanya dengan beberapa orang. Dengan segala cara, posting mereka di seluruh organisasi Anda dengan cara yang strategis sehingga orang tahu apa yang diharapkan dari mereka baik di tingkat kelompok maupun individu.

Mengenai pengembangan karyawan, jangan hanya memberikan pelatihan untuk kepentingan pelatihan, dasarkan pelatihan pada pengetahuan apa yang perlu dibagikan agar Anda dapat memenuhi tujuan dan sasaran Anda. Misalnya, jika grup Anda membutuhkan tiga orang yang ahli dalam keahlian No. 1 (keterampilan prioritas tertinggi Anda) dan Anda hanya memiliki satu pakar, bersiaplah untuk mengisi celah itu dengan memasukkannya ke dalam rencana manajemen pengetahuan Anda.

Kita semua tahu bahwa pelatihan adalah hal pertama yang harus dilakukan dalam krisis anggaran. Namun, saya mendorong Anda untuk selalu menjadikan ini prioritas dan jika Anda tidak dapat membayar untuk pelatihan yang sesuai, cobalah dan berikan pelatihan dari dalam atau cari organisasi untuk bermitra. Kelas pelatihan teknis online juga dapat menjadi pendekatan yang hemat biaya.

Lacak dan Posting Data Kinerja

Dalam pengalaman saya, banyak organisasi tidak melacak kinerja sampai akhir tahun fiskal. Ini adalah kesalahan besar. Saya mendorong Anda untuk meninjau kinerja kelompok setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan sebagaimana mestinya—semakin sering sesi peninjauan semakin baik. (Tim pemimpin sering menggilir tanggung jawab untuk diskusi ini.) Sesi harian tidak perlu lebih dari beberapa menit, tetapi biasakan agar setiap orang terus berdiskusi dan meninjau kinerja kelompok.

Saya juga sangat menganjurkan Anda untuk memposting kinerja relatif terhadap tujuan Anda. Semakin banyak informasi ini diposting secara real time (melalui sistem TI Anda), semakin baik, karena akan ada di hadapan semua orang dan membuat lebih banyak orang berbicara tentang masalah kinerja dan memungkinkan Anda untuk bereaksi terhadap masalah kinerja lebih cepat. Saya menganjurkan penggunaan lokasi terpusat untuk melacak kinerja yang luas dan untuk menampilkan di tempat yang masuk akal untuk mendorong semua orang untuk terus-menerus fokus pada kinerja.

Prinsip yang sama berlaku untuk individu. Saya merekomendasikan untuk memposting kinerja semua orang (walaupun Anda mungkin ingin mengidentifikasi setiap karyawan dengan angka atau huruf.) Dengan cara ini, setiap karyawan akan tahu bagaimana kinerja setiap orang, yang akan mendorong kelompok, unit atau tim untuk belajar dari yang berkinerja terbaik dan membantu menarik yang di bawah. Ini juga akan mendorong supervisor untuk memperlakukan semua orang sama karena mereka akan tahu bahwa banyak pasang mata sekarang akan melihat data.